Protocole d’entente

Protocole d'entente (PE) avec l'Office de réglementation des maisons de retraite (ORMR) - Le 23 janvier 2013

La Loi de 2010 sur les maisons de retraite (la « Loi ») institue l’Office de réglementation (l « Office ») des maisons de retraite en tant que personne morale indépendante et définit le cadre des activités de l’Office à titre d’office de réglementation. L’Office n’est pas un agent de la Couronne, ses employés ne sont pas des employés de la Couronne et la Couronne n’est pas responsable des actes et des omissions de l’Office ou des employés de celui-ci. L’Office est comptable envers la Couronne en vertu d’un protocole d’entente, dans lequel sont précisés les rôles, les devoirs et les responsabilités des deux parties en ce qui a trait à l’application de la Loi ainsi qu’aux questions administratives aux termes de celle-ci.

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Protocole d’entente

entre

SA MAJESTÉ LA REINE DU CHEF DE L’ONTARIO REPRÉSENTÉE PAR LA MINISTRE DÉLÉGUÉE AUX AFFAIRES DES PERSONNES ÂGÉES

-et-

L’OFFICE DE RÉGLEMENTATION DES MAISONS DE RETRAITE (ORMR)

 

ÉNONCÉ

ATTENDU QU’aux termes de l’article 18 de la Loi de 2010 sur les maisons de retraite, la ministre et l’Office de réglementation des maisons de retraite (ORMR) doivent conclure un protocole d’entente;

ET ATTENDU QU’à titre de membre de l’Assemblée législative et de ministre de la Couronne du chef de l’Ontario, la ministre doit rendre des comptes à la population de cette province;

ET ATTENDU QUE l’ORMR doit rendre compte à la ministre et au gouvernement des activités réalisées dans le cadre du mandat que lui confère la loi;

Étant donné qu’il incombe à la ministre de faire des recommandations au lieutenant-gouverneur en conseil sur les changements à apporter à la loi et aux règlements;

Étant donné que l’ORMR administre la Loi et les règlements au nom de la ministre et qu’il peut fournir des renseignements précieux au gouvernement sur l’efficacité opérationnelle de la Loi et des règlements et que, agissant dans l’intérêt du public, les deux parties doivent travailler en collaboration;

Étant donné que l’ORMR, une fois pleinement fonctionnel, ne sera pas financé par le gouvernement, et que l’ORMR n’est pas un organisme autoréglementé;

ET ATTENDU QUE la ministre et l’ORMR ont l’intention d’exercer leurs pouvoirs et fonctions sous le régime de la Loi et des règlements de façon à ce que les maisons de retraite soient exploitées de sorte que ses résidents puissent y vivre avec dignité et de façon autonome, dans le respect, l’intimité, la sécurité et le confort, et puissent faire des choix éclairés au sujet de leurs soins;

PAR CONSÉQUENT, les parties adhèrent au présent protocole d’entente.
SOMMAIRE
  1. Définitions
  2. Objectif du protocole d’entente
  3. Statut d’organisme de la Couronne
  4. Mandat conféré par la Loi
  5. Mission
  6. Obligation de rendre compte
  7. Rôles et responsabilités des parties
  8. Formation du conseil d’administration, nomination des membres et du président
  9. Nominations légales
  10. Production de rapports internes
  11. Vérification
  12. Accords financiers
  13. Dossiers, protection de la vie privée et accès à l’information
  14. Assurance
  15. Décharge de toute responsabilité
  16. Litiges
  17. Territoire de compétence
  18. Intégralité de l’entente
  19. Document public
  20. Durée de l’entente
  21. Annexes
    1. Sommaire des autres missions de l’organisme
    2. Protocole d’échange d’information et de communication
    3. Agent de gestion des risques
    4. Agent d’examen des plaintes
    5. Registrateur
    6. Politique de prestation des services de langue française
    7. Critères de compétence du conseil d’administration
    8. Code de déontologie
    9. Planification et établissement de rapports internes
    10. Critères et processus d’établissement des frais
    11. Paiements relatifs à la surveillance par l’ORMR
    12. Droit d’accès et code de protection des renseignements personnels
  22. Appendice 1 – Directives d’orientation
1. DÉFINITIONS
  1. Dans le présent protocole d’entente :
    1. « Loi » désigne la Loi de 2010 sur les maisons de retraite et les règlements qui s’y rattachent (Act);
    2. « comité consultatif » désigne le comité devant être établi conformément au paragraphe 7(29) du présent protocole d’entente (advisory committee);
    3. « conseil d’administration » désigne le conseil d’administration de l’ORMR et inclut le conseil intérimaire (board);
    4. « président » désigne le président du conseil d’administration de l’ORMR (chair);
    5. « consommateur» désigne le résident, le membre de la famille d’un résident, la personne ayant de l’importance pour un résident, le représentant d’un organisme de personnes âgées ou le particulier qui intervient en faveur des personnes âgées (consumer);
    6. « AEP » désigne l’agent d’examen des plaintes nommé en application de l’article 25 de la Loi (CRO – complaints review officer);
    7. « Couronne » désigne Sa Majesté la Reine du chef de l’Ontario (Crown);
    8. « inspecteur » désigne le registrateur ou un inspecteur qu’il nomme en vertu de l’article 76 (inspector);
    9. « conseil intérimaire » désigne le conseil intérimaire créé en vertu de l’article 13 de la Loi (interim board);
    10. « enquêteur » désigne la personne nommée aux termes de l’article 80 de la Loi (investigator);
    11. « lobbyiste » désigne la personne qui, moyennant paiement, s’engage à exercer des pressions au nom de l’ORMR, mais ne désigne pas une personne qui est employée par l’ORMR, et dont une part importante des fonctions consiste à exercer des pressions en son nom (lobbyist);
    12. « exercer des pressions » signifie organiser pour un tiers une entrevue avec le titulaire d’une charge publique ou communiquer avec le titulaire d’une charge publique, afin de tenter d’influencer dans les deux cas :
      1. l’élaboration de propositions législatives par le gouvernement de l’Ontario ou par un député à l’Assemblée législative,
      2. le dépôt d’un projet de loi ou d’une résolution devant l’Assemblée législative, ou sa modification, son adoption ou son rejet par celle ci,
      3. la prise ou la modification de tout règlement au sens de la partie III (Règlements) de la Loi de 2006 sur la législation,
      4. l’élaboration ou la modification d’une politique ou d’un programme du gouvernement de l’Ontario, ou la cessation d’un de ses programmes,
      5. toute décision du Conseil exécutif voulant que la Couronne transfère, moyennant contrepartie, soit tout ou partie d’entreprises, d’activités ou d’établissements qui fournissent des biens ou des services à la Couronne ou au public, soit un intérêt s’y rattachant, soit des éléments de leur actif,
      6. toute décision du Conseil exécutif, d’un de ses comités ou d’un ministre de la Couronne de charger le secteur privé plutôt que la Couronne de la fourniture de biens ou de services à celle-ci,
      7. l’octroi de subventions, de contributions ou d’autres avantages financiers par la Couronne ou pour son compte (lobby);
    13. « CGG » désigne le Conseil de gestion du gouvernement (MBC - management board of cabinet);
    14. « ministre » désigne la ministre déléguée aux Affaires des personnes âgées ou tout autre membre du conseil exécutif auquel la Loi sur le Conseil exécutif impute ou transfère la responsabilité de l’application de cette loi (minister);
    15. « PE » désigne le protocole d’entente conclu entre la ministre et l’ORMR comme l’exige l’article 18 de la Loi et inclut tous les annexes et formulaires qui y sont joints de même que tout accord, annexe ou formulaire écrit qui compléterait ou modifierait le présent protocole d’entente ou une de ses annexes (MOU - memorandum of understanding);
    16. « OSS » désigne le Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l’Ontario (OSS - Ontario seniors’ secretariat);
    17. « registrateur » désigne le registrateur nommé en application de l’article 23 de la Loi (registrar);
    18. « maison de retraite » désigne une maison de retraite au sens de la Loi et des règlements (retirement home);
    19. « ORMR » désigne l’Office de réglementation des maisons de retraite créé en application de l’article 10 de la Loi (RHRA - Retirement Homes Regulatory Authority);
    20. « AGR » désigne l’agent de gestion des risques nommé en application de l’article 24 de la Loi (RO - risk officer);
    21. « CT » désigne le Conseil du Trésor (TB - treasury board).
2. OBJECTIF DU PROTOCOLE D’ENTENTE
  1. Le PE conclu entre la ministre et l’ORMR définit clairement les rôles, les tâches et les responsabilités des parties en ce qui a trait à l’administration de la Loi et de ses aspects administratifs.
  2. Le PE établit le cadre de responsabilisation entre les parties et définit les processus d’élaboration en matière administrative, financière, législative, réglementaire et en matière de vérification, de même que les relations de travail et les rapports hiérarchiques entre les parties.
  3. Le PE et la Loi doivent être lus conjointement. Le présent PE n’altère, ne modifie et ne limite pas les pouvoirs de l’ORMR prévus par la Loi, et il ne porte pas atteinte aux responsabilités que la loi prescrit aux parties. En cas de divergence entre le présent PE et toute loi ou règlement, la loi ou le règlement prévaut.
3. STATUT D’ORGANISME DE LA COURONNE

L’ORMR ainsi que ses membres, administrateurs et dirigeants, les inspecteurs et les autres personnes qu’il emploie ou nomme ou dont il retient les services ne sont pas des mandataires de la Couronne.

4. MANDAT CONFÉRÉ PAR LA LOI

La mission de l’ORMR décrite dans les alinéas 16a) à d) de la Loi constitue son mandat.

5. MISSION
  1. La mission de l’ORMR est décrite dans les alinéas 16 a) à e) de la Loi.
  2. Toute autre mission confiée par la ministre à l’ORMR en application de l’alinéa 16e) de la Loi doit être décrite dans l’annexe « A » jointe au présent PE. L’annexe « A » peut être modifiée de temps à autre par la ministre.
6. OBLIGATION DE RENDRE COMPTE
  1. La ministre est responsable envers l’Assemblée législative de l’exécution du mandat conféré par la loi à l’ORMR et elle doit rendre compte à l’Assemblée législative des affaires de l’ORMR.
  2. Le président est tenu de rendre compte au gouvernement du rendement de l’ORMR. Le président reconnaît que l’obligation de rendre compte au gouvernement désigne l’obligation de rendre compte à la ministre.
  3. Le conseil d’administration est responsable envers le gouvernement. Le conseil d’administration reconnaît que la responsabilité envers le gouvernement désigne la responsabilité du président envers la ministre.
7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES PARTIES
  1. La ministre est chargée de superviser le rendement de l’ORMR dans le cadre du mandat qui lui est conféré par la loi et de rendre compte de ses activités à l’Assemblée législative. À cet effet, la ministre doit avoir accès en temps opportun aux éléments d’information sur l’ORMR figurant dans l’annexe « B ».
  2. Selon la Loi, la seule responsabilité de la ministre consiste à recommander des changements réglementaires au lieutenant-gouverneur en conseil ou des modifications législatives à l’Assemblée législative.
  3. La ministre déploie des moyens raisonnables pour faire participer l’ORMR à l’ensemble du processus d’élaboration des politiques. La ministre mise également sur la collaboration avec l’ORMR pour coordonner les communications et les consultations avec le public et les intervenants au sujet de toute proposition visant à faire modifier une loi, un règlement ou une politique.
  4. La ministre déploie des efforts raisonnables pour consulter l’ORMR sur toute loi ou politique, proposée ou déjà en vigueur, qui aura une incidence directe sur l’administration de la Loi par l’ORMR.
  5. La ministre peut, lorsqu’elle le juge approprié, déléguer, procéder ou attribuer à l’ORMR les pouvoirs, nominations ou consentements additionnels relevant de son autorité.
  6. La ministre peut, lorsqu’elle le juge approprié, aider l’ORMR à obtenir les pouvoirs, nominations ou consentements additionnels dont l’octroi ne relève pas de son autorité.
  7. La ministre peut, lorsqu’elle le juge approprié, collaborer avec d’autres ministères pour faciliter la conclusion d’ententes et l’établissement de relations avec l’ORMR.
  8. La ministre peut, lorsqu’elle le juge approprié, en consultation avec l’ORMR et avec l’aval du lieutenant-gouverneur en conseil ou de tout membre du personnel ou organisme du gouvernement, selon les besoins, entretenir des relations intergouvernementales et négocier des accords commerciaux et d’autres ententes intergouvernementales exécutoires.
  9. La ministre peut, en vertu de l’article 32 de la Loi, nommer un administrateur général de l’ORMR si elle estime que l’intérêt public le justifie. La ministre en avise le conseil d’administration par écrit au moins 14 jours à l’avance, sauf s’il n’y a pas suffisamment de membres du conseil d’administration pour former le quorum.
  10. La ministre peut, lorsqu’elle le juge approprié, effectuer un examen du rendement, de la gouvernance, des responsabilités ou des finances de l’ORMR. Dans la mesure du possible, la ministre donne à l’ORMR un préavis raisonnable de la tenue de l’examen.
  11. La ministre entreprend un examen global de la Loi conformément au paragraphe 120(1) de la Loi.
  12. La ministre et le président se rencontrent au moins deux fois par année.

L’ORMR

  1. L’ORMR s’acquitte de ses fonctions et responsabilités conformément à la Loi, au présent PE, au droit et au principe selon lequel une maison de retraite doit être exploitée de sorte que ses résidents puissent y vivre avec dignité et de façon autonome, dans le respect, l’intimité, la sécurité et le confort, et puissent faire des choix éclairés au sujet de leurs soins.
  2. L’ORMR doit acquérir les ressources adéquates, notamment sur le plan financier, pour se conformer à la Loi, au présent PE et aux modalités du plan d’affaires qu’il fournit à la ministre conformément au paragraphe 10(2) du présent protocole d’entente.
  3. L’ORMR signale sans délai à la ministre tout motif de préoccupation quant à la situation financière de l’ORMR ou à sa capacité de remplir le mandat qui lui est conféré par la loi.
  4. Pour mener ses opérations d’une façon efficace, efficiente, économique et qui tient compte des attentes des intervenants et du public quant à l’utilisation prudente des fonds, l’ORMR doit suivre des processus appropriés et assortis de contrôles internes pour la mesure du rendement, la gouvernance, la gestion financière et la gestion des risques.
  5. L’ORMR doit, à la demande de la ministre, lui fournir les renseignements figurant dans l’annexe « B » et les renseignements sur toute question relevant de l’ORMR ayant trait à la Loi ou à l’intérêt public; en cas d’urgence, fournir ces renseignements immédiatement à la ministre, sur demande de sa part et à sa seule discrétion; dans tous les autres cas, fournir ces renseignements dans un délai raisonnable devant être convenu avec la ministre; le tout excluant les renseignements visés par des restrictions imposées par la loi en matière de confidentialité.
  6. L’ORMR doit prend toutes les mesures raisonnables pour faciliter la tenue d’un examen exigé par la ministre en vertu du paragraphe 120(1) de la Loi et du paragraphe 7(10) du présent protocole d’entente, et il doit produire un rapport de cet examen dans un délai raisonnable fixé par la ministre.
  7. Lorsque c’est possible et approprié, dans le cadre d’enquêtes sur de graves incidents, l’ORMR doit coordonner ses propres mesures d’application de la loi avec celles d’autres organismes provinciaux, fédéraux et municipaux chargés de faire appliquer la loi.
  8. L’ORMR doit se conformer à toutes les directives en matière de politique données par la ministre en vertu du paragraphe 19(1) de la Loi, lesquelles directives sont répertoriées à l’appendice 1 du présent PE.
  9. L’ORMR participe à l’élaboration des politiques de la façon demandée par la ministre en ce qui a trait aux modifications de nature législative, réglementaire ou politique qui sont proposées à l’égard de la Loi ou de l’administration de la Loi, y compris en procédant à la collecte de renseignements particuliers demandés par la ministre. L’ORMR collabore avec la ministre en vue de coordonner les communications et les consultations avec le public et les intervenants concernant toute modification de nature législative, réglementaire ou politique qui est proposée.
  10. L’ORMR fournit à la ministre des renseignements et des conseils à jour sur toute question ou préoccupation touchant l’administration de la Loi et pouvant nécessiter des modifications de nature législative, réglementaire ou politique.
  11. L’ORMR nomme un AGR en vertu de l’article 24 de la Loi et de l’annexe « C » du présent protocole d’entente. L’ORMR s’assure que l’AGR exerce ses fonctions et responsabilités conformément à la Loi et au présent PE.
  12. Comme l’exige le paragraphe 24(6) de la Loi, l’ORMR donne à l’AGR un accès à tous les dossiers et à tous les renseignements dont il croit avoir besoin pour exercer cette fonction.
  13. L’ORMR nomme un AEP en vertu de l’article 25 de la Loi et de l’annexe « D » du présent protocole d’entente. L’ORMR s’assure que l’AEP exerce ses fonctions et responsabilités en conformité avec la Loi et le présent PE.
  14. Comme l’exige le paragraphe 88 (7) de la Loi, l’ORMR donne à l’AEP un accès à tous les dossiers et à tous les renseignements nécessaires pour exercer ses fonctions.
  15. L’ORMR nomme un registrateur en vertu de l’article 23 de la Loi et de l’annexe « E » du présent protocole d’entente.
  16. L’ORMR coopère avec l’administrateur général nommé par la ministre en vertu de l’article 32 de la Loi.
  17. L’ORMR confie le mandat de lui fournir des conseils à un comité consultatif qu’il établit, et qui compte au moins un consommateur, un représentant du secteur des maisons de retraite et toute autre personne désignée par le conseil d’administration. Le mandat du comité consultatif et son mode de nomination défini par le présent paragraphe seront affichés sur le site Web de l’ORMR. De plus, le rapport annuel produit conformément au paragraphe 10(5) du présent protocole d’entente contiendra un rapport des activités du comité consultatif et des conseils qu’il aura fournis.
  18. L’ORMR est tenu de se conformer aux directives suivantes du CT et du CGG :
  • la directive sur l’approvisionnement en ce qui concerne les autres entités incluses;
  • la Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic.
  1. L’ORMR élabore une politique de services en français dans les six (6) mois suivant la première réunion du conseil intérimaire, pour se conformer aux dispositions de l’article 110 de la Loi. Cette politique est jointe en annexe « F » du présent PE et prescrit un ensemble de mesures pour assurer que les services en français sont activement offerts dans toute affaire traitée par l’ORMR.
  2. L’ORMR peut adopter des règlements en vertu du paragraphe 14(1) de la Loi et doit adopter un règlement en application du paragraphe 14(2) de la Loi. L’ORMR doit mettre tous les règlements à la disposition du public dans les 30 jours de leur adoption par le conseil d’administration, et les publier sur le site Web de l’ORMR.
  3. L’ORMR ne peut utiliser des fonds publics ou des fonds obtenus aux termes de la Loi pour embaucher des lobbyistes en vue d’exercer des pressions sur le gouvernement provincial.
8. FORMATION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION, NOMINATION DES MEMBRES ET DU PRÉSIDENT

Composition du Conseil d’administration et nomination des administrateurs

  1. Si la ministre n’a pas énoncé, par arrêté, les qualités requises pour être administrateur de l’ORMR, il revient alors à l’ORMR de déterminer et d’appliquer les critères d’éligibilité au conseil d’administration, d’énoncer les habiletés et compétences nécessaires aux membres du conseil, et de soumettre le tout à l’approbation de la ministre avant le 1er janvier 2012. Une fois approuvés, ces critères sont joints au présent PE à l’annexe « G ». Sous réserve du paragraphe 12(6) de la Loi, la ministre peut tenir compte des critères de compétence établis par le conseil d’administration pour procéder aux nominations au conseil d’administration conformément aux paragraphes 12(4) et (5) de la Loi.
  2. La Loi précise que si la ministre a énoncé, par arrêté, les qualités requises pour être administrateur, seules les personnes qui possèdent ces qualités sont nommées ou élues à cette charge. En cas de conflit entre les paragraphes 8(1) et 8(2) du présent protocole d’entente, le paragraphe 8(2) prévaut.
  3. L’ORMR adopte un règlement traitant des personnes qui peuvent être élues au conseil à titre d’administrateurs, les critères à remplir pour leur mise en candidature, le processus à suivre pour leur élection, la durée de leur mandat et leur réélection éventuelle. La version préliminaire du règlement est transmise à la ministre avant le 1er janvier 2012. La ministre doit, dans un délai raisonnable, approuver la version préliminaire du règlement ou formuler des commentaires à l’ORMR sur le sujet. Après avoir reçu l’approbation écrite de la ministre, ce règlement est mis à la disposition du public aux fins d’examen, et il est publié sur le site Web de l’ORMR dans un délai de 30 jours.
  4. Si la ministre a pris un arrêté en vertu du paragraphe 12(9) de la Loi et que l’on constate un manque d’uniformité entre l’arrêté et le règlement adopté conformément au paragraphe 8(3) du présent protocole d’entente, l’arrêté de la ministre prévaut. L’arrêté de la ministre est joint en annexe au présent PE et l’ORMR le publie sur son propre site Web.
  5. L’ORMR se donne un moyen de recueillir les commentaires des consommateurs et des personnes qui représentent le secteur des maisons de retraite pendant le processus de mise en candidature visant à sélectionner les candidats admissibles que le conseil d’administration peut recruter comme membres.
  6. La ministre s’efforce de recommander au lieutenant-gouverneur en conseil de nommer rapidement les membres du conseil d’administration.
  7. La ministre peut consulter l’ORMR au sujet de tout changement proposé à la composition du conseil d’administration.
  8. L’ORMR doit faire preuve d’une bonne gouvernance et signaler à la ministre dans un préavis raisonnable toute modification par règlement ayant trait à sa structure de gouvernance.

Renseignements devant être fournis par le conseil d’administration

  1. Deux (2) ans après la nomination de ses premiers membres permanents, le conseil d’administration évalue au moins une fois tous les deux (2) ans ses membres et ses activités par rapport aux pratiques exemplaires. L’évaluation est réalisée par une tierce partie indépendante qui en fournit une copie au président.

  2. Le conseil d’administration adopte un code de déontologie ayant force obligatoire pour les dirigeants, les inspecteurs et les autres personnes que l’ORMR emploie ou nomme ou dont il retient les services. Conformément à l’alinéa 26a) de la Loi, l’ORMR établit des règles relatives aux conflits d’intérêts, aux activités politiques et à la divulgation d’actes répréhensibles. Le code de déontologie doit être approuvé par la ministre. Une fois approuvé, le code est joint au présent PE en annexe « H ».

  3. Le conseil d’administration tient une assemblée générale annuelle où il présente aux membres de l’ORMR son rapport annuel et ses états financiers vérifiés, ainsi qu’un rapport sur les affaires de l’ORMR pour l’année précédente. L’assemblée doit être ouverte au grand public et se tenir dans un délai de six mois après la fin de l’exercice. Le conseil d’administration doit prendre des mesures raisonnables pour informer le grand public de la tenue de cette assemblée.

Désignation du président par la ministre

  1. Aussitôt que possible avant la tenue de l’assemblée générale annuelle, la ministre désigne un président du conseil parmi les administrateurs et à cet effet, elle peut tenir compte des vues du conseil d’administration, des critères de compétence, de la planification de la relève, des qualités prescrites par arrêté de ministre, le cas échéant, et de tout autre aspect qu’elle estime pertinent dans les circonstances.
  2. Sous réserve du paragraphe 8(15) du présent protocole d’entente, le mandat du président coïncide avec son mandat à titre d’administrateur du conseil.
  3. La désignation du président est laissée à la discrétion de la ministre.

Supervision des affaires réglementaires

  1. En plus des fonctions relatives à la régie interne, le conseil d’administration est chargé d’exercer les fonctions suivantes en matière de gouvernance réglementaire :
    1. examiner si la délivrance de permis de l’ORMR en fonction des risques et son cadre d’application sont pertinents et efficaces pour assurer le respect de la Loi;
    2. examiner la mise en œuvre de la délivrance de permis en fonction des risques et de son cadre d’application, ainsi que la production de rapports à ce sujet;
    3. donner des conseils stratégiques sur les propositions ou les possibilités de modifications aux politiques.
9. NOMINATIONS LÉGALES
  1. L’ORMR procède à toutes les nominations légales exigées par la Loi.

  2. L’ORMR souscrit à l’attribution des postes et fonctions faisant l’objet d’une nomination légale en vertu de la Loi à des personnes nommées par l’ORMR, de même qu’à la règle voulant que ni le conseil d’administration, ni le président, ni un membre du conseil d’administration ne puissent les occuper. L’AGR et l’AEP se limitent aux tâches et responsabilités qui leur sont confiées par la Loi et les règlements s’y rattachant.

  3. L’ORMR reconnaît que le registrateur, les inspecteurs, les enquêteurs et les autres personnes qui exercent des fonctions prévues par des dispositions législatives et réglementaires doivent prendre certaines décisions de façon indépendante. À cet égard, tout en reconnaissant que le conseil d’administration et le président ne peuvent s’ingérer dans l’exercice de ces fonctions, et suivant son devoir de superviser la gestion de ses propres affaires administratives, l’ORMR se réserve le droit d’examiner la façon dont ces fonctions sont exercées pour s’assurer de leur conformité à la mission de l’ORMR et au mandat qui lui est conféré par la loi. L’AGR et la ministre doivent également éviter toute ingérence dans l’exercice de ces fonctions prévues par la loi.

10. PRODUCTION DE RAPPORTS INTERNES
  1. L’ORMR élabore son propre plan stratégique triennal et le présente à la ministre. La ministre et l’ORMR doivent définir un processus de consultation avec la ministre et d’approbation par celle-ci, et le joindre au présent PE en annexe « I ». L’ORMR publie le plan stratégique sur son site Web et le met à la disposition du public aux fins d’examen.
  2. Chaque année, au plus tard trois (3) mois avant la fin de son exercice financier, l’ORMR présente à la ministre, sous une forme acceptable pour celle-ci, son plan d’affaires pour l’année suivante (décrit à l’annexe « I »). La ministre disposera d’au moins trois mois pour examiner et commenter le plan d’affaires, après son approbation par le conseil d’administration, mais avant sa publication. L’ORMR publie le plan d’affaires sur son site Web et le met à la disposition du public aux fins d’examen.
  3. Nonobstant le paragraphe 10(2) du présent protocole d’entente, dans les six (6) mois suivant sa première réunion, le conseil intérimaire présente à la ministre un premier plan d’affaires pour l’exercice financier 2011-2012.
  4. L’ORMR approuve l’annexe « I » au plus tard le 1er janvier 2012.
  5. L’ORMR présente chaque année à la ministre, au plus tard trois (3) mois avant la fin de son exercice financier, un rapport annuel de ses activités et de ses affaires financières, y compris ses états financiers vérifiés avec des informations fournies par voie de notes (tel que décrit à l’annexe « I ») sous une forme acceptable pour la ministre. L’ORMR accorde au moins deux mois à la ministre pour examiner et commenter le rapport annuel, après son approbation par le conseil d’administration, mais avant sa publication. À la date indiquée par la ministre, ou si la ministre n’a pas encore indiqué de date, trois (3) mois après sa présentation, l’ORMR publie le rapport annuel sur son site Web et le met à la disposition du public aux fins d’examen.
  6. L’ORMR indique dans son plan d’affaires par quels moyens il assure le respect de l’article 110 de la Loi, et il rend compte de ces moyens dans son rapport annuel.
  7. L’ORMR décrit dans son plan d’affaires le traitement qu’il accorde aux plaintes concernant sa propre administration ainsi que sa façon de les régler, et il en rend compte dans son rapport annuel. Le présent paragraphe ne s’applique pas aux plaintes concernant les résidences pour personnes âgées et relevant de l’AEP, notamment les plaintes déposées conformément aux articles 81 et 89 de la Loi.
  8. L’ORMR réalise au moins une fois tous les trois (3) ans un sondage sur l’efficacité de ses intervenants. Ce sondage est effectué par une tierce partie indépendante. Les résultats du sondage effectué par la tierce partie sont communiqués au ministère, et l’ORMR affiche un résumé de ces résultats sur son site Web.
  9. L’ORMR établit à l’égard de sa propre administration des indicateurs de rendement acceptables pour la ministre, auxquels il se réfèrera chaque trimestre à compter de celui se terminant le 30 juin 2012. Ces indicateurs seront fondés sur un ensemble invariable de mesures de rendement représentant le secteur assujetti et permettront de comparer les années entre elles. S’il n’est pas possible de comparer une année avec l’autre en raison de modifications aux mesures de rendement, l’ORMR fournira au ministère suffisamment de renseignements pour permettre la comparaison. L’ORMR et le ministère conviendront de la date à laquelle seront produits les premiers résultats de ces indicateurs de rendement, sans dépasser la fin du deuxième trimestre, soit le 30 septembre 2012. Les indicateurs de rendement établis d’un commun accord sont décrits en annexe « I ».
11. VÉRIFICATION

L’ORMR doit nommer des vérificateurs en conformité avec la Loi sur les personnes morales L.R.O. 1990, chap. C.38.

12. ACCORDS FINANCIERS

Amendes

  1. L’ORMR reconnaît ne pas avoir le droit de réclamer ni de conserver une amende imposée par le tribunal en vertu de la Loi et faisant suite à des procédures engagées par l’ORMR sous le régime de la Loi sur les infractions provinciales, L.R.O. 1990, chap. P. 33, telle que modifiée.

Pénalités administratives et Fonds d’urgence

  1. L’ORMR impose et applique des pénalités administratives conformément à la Loi, et il administre le Fonds d’urgence de l’Office de réglementation des maisons de retraite conformément à la Loi et à ses règlements concernant le Fonds d’urgence. Le Fonds d’urgence est détenu dans une institution financière canadienne.

Droits

  1. Dans les cinq (5) mois suivant la première réunion de son conseil intérimaire, conformément au processus et aux critères soumis à l’approbation de la ministre, l’ORMR établit des droits, des coûts ou d’autres frais liés à ses fonctions, attributions et responsabilités prévues par la Loi, et les joint au présent PE en annexe « J ». L’ORMR s’assure que l’ensemble des droits et des autres frais suffiront pour couvrir les coûts de son administration de la Loi et en assurer l’exécution.
  2. Conformément au paragraphe 21(2) de la Loi, l’ORMR ne doit pas fixer des droits, ni en exiger le paiement, pour la présentation au registrateur d’une plainte visée au paragraphe 83(1) de la Loi.
  3. L’ORMR accepte de verser régulièrement à la ministre les montants décrits dans l’annexe « K » selon les conditions décrites dans l’annexe « K ». Les parties rédigeront et approuveront l’annexe « K » au plus tard le 1er janvier 2012

Autres questions relatives au conseil d’administration

  1. Des allocations quotidiennes totales ou partielles seront versées au conseil intérimaire, conformément au décret applicable en matière de rémunération.
  2. Le conseil intérimaire établit au plus tard le 1er janvier 2012 une politique de rémunération pour le conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil reçoivent de l’ORMR une rémunération équivalente à celle des autres membres. Si des membres du conseil d’administration sont des employés de la Couronne, y compris les fonctionnaires au sens de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, ces membres ne recevront aucune rémunération de l’ORMR. L’ORMR met la politique de rémunération à la disposition de la ministre à des fins d’examen pour en garantir l’équité et la transparence.
  3. L’ORMR rend publics les salaires des membres du conseil d’administration.
13. DOSSIERS, PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET ACCÈS À L’INFORMATION
  1. L’ORMR doit en tout temps se conformer aux articles 113 et 114 de la Loi.
  2. Sous réserve des articles 113 et 114 de la Loi, de la Loi de 2004 sur la Protection des renseignements personnels sur la santé et de l’annexe « L » du présent protocole d’entente que les parties doivent rédiger et approuver, tous les dossiers obtenus, créés ou conservés par l’ORMR dans l’exercice de ses responsabilités lui appartiennent en propriété pleine et entière. L’ORMR demeure l’unique gardien de ces dossiers et des renseignements qu’ils contiennent, et il peut s’en servir à des fins légitimes pour son administration de la Loi.
  3. Sous réserve des articles 113 et 114 de la Loi, de ses règlements afférents et de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, dans les six (6) mois suivant la première réunion de son conseil intérimaire, l’ORMR rédige et tient à jour un code traitant des questions d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, et prévoit des procédures efficaces de redressement. Une fois approuvé par la ministre, le code sera joint au présent PE en annexe « L ».
14. ASSURANCE
  1. L’ORMR maintient en vigueur, à ses frais et en tout temps, une assurance suffisante contre toute responsabilité découlant de son administration de la Loi ou des obligations que lui confèrent la Loi et le présent PE.
  2. L’ORMR prend les dispositions nécessaires pour se procurer un certificat d’assurance-responsabilité comportant une disposition obligeant l’assureur à donner à la ministre, selon les modalités prescrites par la police, un préavis de toute modification ou résiliation de la police.
  3. L’ORMR prend toutes les mesures raisonnables pour se protéger contre toute réclamation en cas de lésions corporelles, de décès ou de dommages matériels pouvant résulter de l’exercice par l’ORMR, ses dirigeants, ses employés et ses mandataires de leurs fonctions dans le cadre de la Loi. À cette fin, sans limiter la portée générale de ce qui précède, l’ORMR maintient en vigueur, à ses frais :
  1. une assurance responsabilité civile entreprise, auprès d’assureurs ayant obtenu une cote d’au moins B+ de la société A.M. Best ou l’équivalent, d’un montant par sinistre d’au moins vingt-cinq (25) millions de dollars pour lésions corporelles, décès ou dommages matériels, y compris la perte de jouissance, ainsi qu’une assurance responsabilité civile automobile (pour véhicules appartenant ou non à l’assuré, ou véhicules loués);
  2. une assurance responsabilité des administrateurs et des dirigeants.
  1. L’assurance responsabilité civile entreprise doit nommer la Couronne comme assurée additionnelle, mais seulement en ce qui concerne l’exercice par l’ORMR de ses fonctions d’administration de la Loi ou du présent PE, et pour la seule durée de ces fonctions. L’assurance responsabilité civile entreprise doit également contenir une clause de responsabilité réciproque ou un avenant à cet effet.
  2. L’ORMR fournit à la ministre, sur demande, des certificats d’assurance ou toute autre preuve pouvant confirmer la couverture d’assurance prévue à l’article 14 du protocole d’entente.
  3. Si la ministre impose à l’ORMR, par modification législative ou réglementaire, ou autrement, une obligation susceptible d’engager la responsabilité de l’ORMR de telle façon qu’il ne puisse raisonnablement obtenir une assurance-responsabilité appropriée, l’ORMR doit signaler immédiatement le risque non assuré par écrit à la ministre, après quoi l’ORMR et la ministre prennent des mesures appropriées pour régler la question à la satisfaction des deux parties.
15. INDEMDÉCHARGE DE TOUTE RESPONSABILITÉNITY AND RELEASE
  1. L’ORMR indemnise la Couronne à l’égard des dommages-intérêts et des coûts qu’elle engage par suite d’un acte accompli ou d’une omission commise par lui-même ou par un de ses dirigeants ou administrateurs, par un inspecteur ou par toute autre personne qui est employée ou nommée ou dont les services sont retenus par l’ORMR.
  2. Le droit à l’indemnité prévue au paragraphe 15(1) continuera de s’appliquer après l’expiration du présent protocole d’entente pour la période maximale permise par la loi ou le contrat. L’ORMR doit détenir une assurance ou un cautionnement à cette fin et en fournir une preuve à la ministre.
  3. L’ORMR reconnaît que la Couronne ne peut être tenue responsable des pertes, des lésions corporelles ou des dommages matériels de quelque nature que ce soit pouvant être subis par l’ORMR, ses administrateurs, ses personnes nommées, ses dirigeants, ses employés et ses mandataires découlant de quelque façon que ce soit de l’exercice par l’ORMR de ses fonctions d’administration de la Loi ou des responsabilités qui lui sont attribuées par la Loi, ou par le présent PE et la Loi, à moins que les pertes, lésions ou dommages soient causés par la négligence ou l’inconduite volontaire d’un employé de la Couronne dans l’exercice des fonctions.
16. LITIGES
  1. Dans toute instance concernant la Loi, y compris les enquêtes, à laquelle la Couronne est partie, découlant d’un présumé acte ou d’une présumée omission de l’ORMR, soit dans son administration de la Loi ou par ailleurs, la Couronne sera représentée par le Bureau des avocats de la Couronne - Droit civil, à moins que le ministère du Procureur général n’en décide autrement. L’ORMR assume tous les coûts liés au litige et la responsabilité du paiement de tous les coûts d’un règlement qu’il conclut et dont il doit assurer le paiement. L’ORMR assume également le coût de tous les dommages adjugés contre lui par ordonnance du tribunal ou par accord des parties, à la suite de tout acte, de toute omission ou de toute faute de sa part.
  2. Dans toute instance, y compris les enquêtes, à laquelle la Couronne est partie, sans rapport avec l’administration de la Loi par l’ORMR, découlant d’une façon ou d’une autre d’une activité de l’ORMR, ou d’un présumé acte ou d’une présumée omission de sa part, la Couronne sera représentée par le Bureau des avocats de la Couronne - Droit civil, à moins que le ministère du Procureur général n’en décide autrement. L’ORMR assume tous les coûts liés à l’instance ou au litige et la responsabilité du paiement de tous les coûts d’un règlement qu’il conclut et dont il doit assurer le paiement, de même que le coût de tous les dommages adjugés contre lui.
  3. Pour assurer son administration de la Loi, l’ORMR est habilité à intenter au nom de la Couronne, sous le régime la Loi, toute poursuite relative à ses obligations ou à leur exécution dans le cadre du présent PE et de la Loi, et à y donner suite.
  4. La ministre ou la Couronne informe sans délai l’ORMR de toute procédure intentée par la Couronne ou contre celle-ci, ou à laquelle elle est partie intéressée, et pouvant nuire aux intérêts de l’ORMR.
  5. L’ORMR informe sans délai la ministre ou la Couronne de toute procédure intentée par l’ORMR ou contre celui-ci, ou à laquelle il est partie intéressée, et pouvant nuire aux intérêts de la ministre ou de la Couronne.
17. TERRITOIRE DE COMPÉTENCE

La présente entente est régie par les lois de la province de l’Ontario et les lois fédérales applicables.

18. INTÉGRALITÉ DE L’ENTENTE

La ministre et l’ORMR conviennent que le présent PE, ses annexes et ses appendices, tels que modifiés de temps à autre, constituent l’entente intégrale entre les parties et remplacent toutes les déclarations et ententes antérieures de nature accessoire, verbale ou autre entre les parties à la date de la signature du présent protocole d’entente.

19. DOCUMENT PUBLIC

Les parties conviennent que le présent PE, ses annexes et ses appendices, et toute modification, sont mis à la disposition du public par l’une ou l’autre des parties sur demande adressée à cette partie par tout membre du public, et que chaque partie publiera sur son propre site Web le PE avec ses annexes et toute modification dans les 30 jours de la date de sa signature.

20. DURÉE DE L’ENTENTE
  1. Le présent PE entre en vigueur à la date de sa signature par les deux parties et le demeure jusqu’à ce qu’il soit remplacé.
  2. Malgré le paragraphe 20(1), si avant l’expiration du présent PE un nouveau président ou ministre entre en fonction, soit il déclare par écrit que le PE demeure en vigueur sans examen, soit il accepte de le réviser.
  3. Les parties peuvent convenir mutuellement par écrit de modifier le PE. Les parties demeurent liées par le PE jusqu’à ce qu’intervienne un accord sur les modifications et que les deux parties aient procédé aux modifications du PE ou à son remplacement.
  4. Les parties procèdent à l’examen du protocole d’entente au plus tard chaque cinquième (5e) anniversaire de la date de son entrée en vigueur. Malgré ce qui précède, après en avoir avisé l’autre partie, chaque partie peut, s’il est dans l’intérêt public, entreprendre un examen du PE.



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Présidente



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Ministre



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ANNEXE « B » -- PROTOCOLE D’ÉCHANGE D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION

La présente annexe décrit les protocoles d’échange d’information et de communications prévoyant que l’ORMR prend les moyens raisonnables pour répondre à toutes les demandes formulées par la ministre sur les aspects suivants :

  1. la gouvernance de l’ORMR;
  2. l’administration de la Loi et des règlements par l’ORMR;
  3. le protocole d’entente prévu à l’article 18 de la Loi;
  4. une directive en matière de politique donnée par la ministre en application de l’article 19 de la Loi.

La présente annexe décrit les protocoles d’échange d’information et de communications qui ne font pas encore partie du présent PE ni des autres annexes du présent PE, par exemple, l’annexe « I » intitulée Planification et établissement de rapports internes.

À moins qu’il soit expressément prévu dans la présente annexe, lorsqu’il présente une demande d’information, le Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l’Ontario (OSS) doit préciser à l’ORMR dans quel délai il lui faut obtenir l’information en question.

Il est nécessaire d’établir une communication claire et directe entre l’ORMR et l’OSS. Pour faciliter l’échange de renseignements, l’ORMR et l’OSS tenteront d’établir une politique de « guichet unique » (soit un point de service unique) avec le registrateur de l’ORMR (en accord avec l’OSS, le registrateur peut déléguer cette responsabilité), l’OSS offrant les points d’accès.

De plus, l’OSS et le registrateur de l’ORMR (ou son délégué, en accord avec l’OSS) se rencontrent au moins tous les trois mois pour aborder les problèmes et besoins courants, ainsi que les autres aspects nécessaires à la bonne administration de la présente annexe.

Tous les processus de planification de la communication entre l’OSS et l’ORMR doivent se dérouler sous le sceau de la confidentialité.

Description Responsabilité
OSS ORMR

Demandes d’information présentées à l’ORMR par la ministre ou par l’OSS

Modifications aux directives du CT et du CGG applicables à l’ORMR, ou nouvelles directives

L’OSS prend les moyens raisonnables pour faire connaître à l’ORMR le contexte de ses demandes d’information.

L’OSS prend les moyens raisonnables pour faire connaître à l’ORMR les nouvelles directives ou les modifications aux directives existantes du CT et du CGG qui sont applicables à l’ORMR.
Dans une situation urgente déclarée par la ministre ou par l’OSS, l’ORMR répond immédiatement aux demandes d’information. Dans tous les autres cas, l’ORMR répond sans délai aux demandes présentées par la ministre ou par l’OSS.
Présentations au Conseil des ministres
Toutes les questions L’OSS prépare la présentation. L’ORMR est consulté au besoin.
Correspondance
L’OSS et l’ORMR travailleront de concert pour envoyer rapidement des réponses en respectant, dans la mesure du possible, l’exigence que l’OSS réponde à toute demande écrite dans les quinze (15) jours ouvrables.
Toute demande adressée à la ministre ou à l’OSS La correspondance est confiée à l’OSS qui rédige une réponse, l’envoie à l’ORMR pour réponse, ou rédige une réponse indiquant un renvoi à l’ORMR qui répond directement. Réponse directe revêtue de la signature de l’ORMR et envoi d’une copie à l’OSS, ou envoi à l’OSS de l’information nécessaire pour rédiger une réponse.
Notes d’information
Pour les rencontres de la ministre ou de l’OSS avec les intervenants de l’ORMR. L’OSS coordonne la préparation des documents, prend les moyens raisonnables pour aviser l’ORMR de la rencontre et en discute avec l’ORMR. Fournit à l’OSS l’information pertinente sur les intervenants/questions à prendre en considération.
Pour les rencontres de l’ORMR avec les intervenants de l’OSS (p. ex., autres ministères ou organismes)   L’ORMR prend les moyens raisonnables pour aviser l’OSS de la rencontre et en discute avec l’OSS.
Gestion des problèmes
L’OSS et l’ORMR travailleront de concert pour envoyer rapidement des réponses, en respectant l’exigence que l’OSS réponde dans le délai prescrit à toute demande non urgente de notes sur les problèmes.

Rédaction de notes sur les problèmes (conçues pour servir à l’Assemblée législative ou au Conseil des ministres)

L’OSS rédige des notes sur
les problèmes qu’il envoie au service des communications du ministère.
L’ORMR prend les moyens raisonnables pour fournir à l’OSS l’information dans le délai prescrit.
Incidents graves (abus/négligence, par exemple) Dès que l’OSS est mis au courant par l’ORMR ou par les médias, s’en remettre au « Protocole de communication sur les incidents graves » qui doit être établi entre les deux parties. L’ORMR informe l’OSS selon les modalités du « Protocole de communication sur les incidents graves » qui doit être établi entre les deux parties.
Autres points litigieux possibles (par exemple, griefs/inquiétudes concernant un intervenant) L’OSS informe le service des communications du ministère et le Bureau du sous-ministre/bureau du ministre
et lui fournit les
détails pertinents, les messages critiques et la stratégie d’intervention.
L’ORMR informe l’OSS immédiatement dès qu’il a connaissance d’un problème de nature litigieuse pouvant devenir public et lui fournit les détails pertinents, les messages critiques et la stratégie d’intervention.
Relations avec les médias
Demande présentée à l’OSS pour obtenir des entrevues et des documents d’information sur les questions d’ordre opérationnel à l’ORMR Le service des communications du ministère avise l’OSS qui, selon les besoins, transmet la
demande à l’ORMR ou obtient l’information nécessaire pour formuler une réponse.
L’ORMR fournit les renseignements demandés ou répond directement à la demande des médias et informe l’OSS du résultat de l’intervention des médias.
Demande présentée à l’ORMR pour obtenir des entrevues et des documents d’information   L’ORMR informe l’OSS dès que possible de la demande et du résultat de l’intervention des médias. Il lui fournit les détails pertinents, les messages critiques et la stratégie d’intervention.
Communiqués de presse publiés par l’ORMR L’OSS envoie copie du communiqué de presse au service des communications de l’OSS et à toute autre entité appropriée. Si les circonstances le justifient, l’ORMR envoie le communiqué d’avance à l’OSS.
Discours / notes d’allocution
Tous les discours et toutes les notes d’allocution de l’OSS (sur tout sujet) Le service des communications de l’OSS en assure la rédaction, et l’OSS en informe l’ORMR. L’ORMR fournit les renseignements à l’OSS.
Tous les discours et toutes les notes d’allocution de l’ORMR   L’ORMR fournit une copie à l’OSS.
Autres
Information concernant les campagnes et activités de communication
entreprises par l’ORMR
L’OSS présente à l’ORMR une demande d’information sur les campagnes et activités de communication qui sont prévues. L’ORMR fournit à l’OSS sur demande et à tous les trimestres les renseignements sur les principales activités de communication.
Information concernant les compétences d’un membre du conseil d’administration L’OSS présente la demande au besoin. L’ORMR fournit sur demande et au moins une fois par année : le nom des membres du conseil d’administration, la durée de leur mandat, et l’information concernant leurs compétences.



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Président



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Ministre



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ANNEXE « C » – AGENT DE GESTION DES RISQUES (AGR)
  1. Dans les six (6) mois suivant la première réunion du conseil intérimaire, le conseil d’administration recommande une personne au poste d’AGR et fait approuver la candidature par la ministre, qui fournit son consentement par écrit avant la nomination officielle.
  2. Pour déterminer si elle consent à nommer au poste d’AGR la personne qui lui est proposée, la ministre examine :
    1. si celle ci a les diplômes et les compétences qu’il convient pour s’acquitter des fonctions associées à ce poste;
    2. si celle ci démontre une connaissance du domaine des soins aux personnes âgées;
    3. si celle ci a fait preuve d’impartialité, d’objectivité et d’intégrité au travail;
    4. si celle ci a déjà été un employé, un inspecteur ou un dirigeant de l’ORMR au cours des quatre (4) dernières années;
    5. si celle ci a déjà été un exploitant d’une maison de retraite ou un titulaire de permis au cours des quatre (4) dernières années;
    6. toute autre question que la ministre jugera à propos, si elle en avise le conseil d’administration dans un délai raisonnable.
  3. L’AGR est nommé pour un mandat d’une durée minimale de trois (3) ans conformément au paragraphe 24(1) de la Loi, et sa nomination exige, outre le consentement de la ministre, l’approbation d’une résolution du conseil d’administration par au moins les deux tiers de ses membres. Le mandat d’un AGR peut être reconduit. L’AGR ne peut être destitué que par le conseil d’administration et conformément au paragraphe 24(2) de la Loi, qui exige l’approbation d’une résolution par au moins les deux tiers des membres de l’ORMR. Le conseil d’administration avise la ministre des mesures qu’il entend prendre en vertu du paragraphe 24(2) de la Loi.

Obligation de rendre compte

  1. L’AGR fait rapport directement au conseil d’administration.
  2. Le conseil d’administration et la ministre reconnaissent que l’AGR exerce un rôle indépendant, conformément à la Loi, et que les fonctions d’AGR appellent une prise de décision indépendante. À cette fin, mais sous réserve de l’article (3) qui précède, le conseil d’administration et la ministre n’interviennent pas dans l’exercice du rôle indépendant attribué à l’AGR. À cet effet, les parties reconnaissent que l’AGR a explicitement pour devoir de rapporter au conseil d’administration ou à la ministre, selon le cas, des interventions qui l’empêcheraient de librement s’acquitter de ses fonctions.

Fonctions et responsabilités

  1. L’AGR revoit et évalue de façon indépendante l’efficacité de l’administration de la Loi et des règlements par l’ORMR, ce qui comprend les activités de l’ORMR et les propositions d’activités visant à vérifier que les titulaires de permis se conforment aux normes en matière de soins et de sécurité énoncées dans la Loi et ses règlements et qu’ils respectent le droit des résidents tel qu’énoncé dans la Loi et ses règlements et dans les commentaires du rapport annuel de l’ORMR.
  2. L’AGR peut, sous réserve de l’article 13 de la présente annexe, préparer un rapport sur toute question relative aux activités ou propositions d’activité de l’ORMR si l’AGR estime qu’il est dans l’intérêt du public d’agir ainsi.
  3. L’AGR prépare, sous réserve de l’article 13 de la présente annexe, un rapport chaque année, comme l’exige l’alinéa 24(4)a) de la Loi, ainsi que tout autre rapport exigé par le conseil d’administration ou la ministre. Le rapport annuel de l’AGR comprend un survol des activités et des opérations de l’AGR, et il relève les recommandations principales découlant de rapports présentés par l’AGR au cours de l’année précédente ainsi que toute autre question jugée pertinente par l’AGR.
  4. Le rapport annuel que présente l’AGR est mis à la disposition des membres de l’ORMR à la réunion annuelle des membres, et mis promptement à la disposition du public après la réunion aux fins de consultation.
  5. Dans les six (6) mois suivant la réception d’un rapport préparé par l’AGR, le conseil d’administration prend connaissance du rapport et le met ensuite à la disposition du public aux fins de consultation.
  6. La ministre prend connaissance du rapport préparé par l’AGR conformément à l’alinéa 24(4)c) de la Loi dans les six (6) mois suivant la réception du rapport, et elle met ce rapport à la disposition du public pour qu’il puisse le consulter, conformément au paragraphe 24(9) de la Loi.
  7. L’AGR n’accepte ni n’assume en aucun temps les fonctions suivantes :
    1. accepter des responsabilités légales ou de nature réglementaire, des obligations administratives ni des responsabilités en matière d’application de la loi, à moins qu’elles se soient prescrites en vertu de l’alinéa 24 (3) b) de la Loi.



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Présidente



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Ministre



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ANNEXE « D » – AGENT D’EXAMEN DES PLAINTES

Nomination

  1. L’agent d’examen des plaintes (AEP) est nommé pour un mandat d’une durée minimale de trois (3) ans, conformément au paragraphe 25(1) de la Loi, et cette nomination requiert l’approbation d’une résolution par au moins les deux tiers des membres du conseil d’administration. Le mandat d’un AEP peut être reconduit. L’AEP ne peut être destitué que par le conseil d’administration et conformément au paragraphe 25(2), qui exige l’approbation d’une résolution par au moins les deux tiers des membres du conseil. Le conseil d’administration avise la ministre des mesures qu’il entend prendre en vertu de cette disposition.

Obligation de rendre compte

  1. L’AEP fait rapport directement au conseil d’administration.
  2. Le conseil d’administration reconnaît que l’AEP exerce un rôle indépendant, conformément à la Loi, et que les fonctions d’AEP appellent une prise de décision indépendante. À cette fin, mais sous réserve de l’article (1) qui précède, le conseil d’administration et le registrateur n’interviennent pas dans l’exercice du rôle indépendant attribué à l’AEP.

Fonctions et responsabilités

  1. Comme le prévoit l’article 88 de la Loi, l’AEP a la responsabilité d’examiner les actions du registrateur relativement aux plaintes se rapportant à une possible violation de la Loi.
  2. L’AEP n’accepte ni n’assume en aucun temps les fonctions suivantes :
    1. présenter un rapport ou formuler des commentaires sur un verdict de responsabilité, une conclusion de fait ou une enquête découlant d’une procédure entreprise par l’ORMR ou tout autre organisme d’exécution, une poursuite judiciaire ou toute poursuite judiciaire raisonnablement prévisible à laquelle l’ORMR ou la ministre est partie;
    2. présenter un rapport ou formuler des commentaires sur l’AGR ou les activités de l’AGR;
    3. exercer des responsabilités légales ou de nature réglementaire, des responsabilités administratives ou des responsabilités en matière d’application de la loi.



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Présidente



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Ministre



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ANNEXE « E » –REGISTRATEUR

Nomination

  1. Le conseil nomme un registrateur conformément à l’article 23 de la Loi. Le registrateur exerce les fonctions que lui attribue la Loi ou que lui assigne le conseil.
  2. Le registrateur est un employé de l’ORMR. Conformément à l’article 29 de la Loi, le registrateur n’est pas un mandataire de la Couronne et ne se présente pas comme un mandataire de la Couronne.

Obligation de rendre compte

  1. Le registrateur fait rapport directement au conseil d’administration.
  2. Le conseil d’administration et la ministre n’interviennent pas dans les fonctions et responsabilités du registrateur qui demandent une prise de décision indépendante.
  3. Le registrateur ne peut siéger à un conseil d’administration qui représente les intérêts d’une entité qui mène des activités, directement ou indirectement, dans un secteur qui est régi ou touché, directement ou indirectement, par la Loi.

Fonctions et responsabilités

  1. Le registrateur exerce les fonctions et les responsabilités énoncées dans la Loi, notamment les suivantes :
    1. le registrateur accepte les demandes de permis autorisant l’exploitation d’une maison de retraite conformément à l’article 34 de la Loi. Le registrateur se conforme en tout temps à la Loi, y compris aux articles 35 à 41, au moment de décider si le permis autorisant l’exploitation d’une maison de retraite sera délivré ou refusé;
    2. conformément à l’article 76 de la Loi, le registrateur nomme les inspecteurs nécessaires aux fins de l’application de la présente Loi, et il nomme les enquêteurs pour la tenue d’enquêtes, conformément à l’article 80 de la Loi;
    3. le registrateur peut élaborer son propre processus pour le traitement des plaintes qu’il reçoit au sujet d’une prétendue contravention à une exigence prévue par la Loi, conformément à l’article 82, et il détient les pouvoirs prévus à l’article 84 pour traiter ces plaintes;
    4. le registrateur veille à ce que le processus relatif au traitement des plaintes ne soit pas incompatible avec les articles 83 à 88 de la Loi;
    5. le registrateur élabore et met en œuvre un plan pour l’inspection des maisons de retraite conformément au paragraphe 75(5) et à l’article 85 de la Loi;
    6. le registrateur veille à ce que les maisons de retraite dont l’exploitation est autorisée par un permis soient inspectées, conformément au paragraphe 77(3) de la Loi;
    7. le registrateur peut signifier un ordre, conformément aux articles 89 à 97 de la Loi; le registrateur tient un registre, conformément à l’article 106 de la Loi.



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Présidente



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Ministre



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ANNEXE « H » – CODE DE DÉONTOLOGIE

Introduction

L'Office de réglementation des maisons de retraite (ci-après, l'« ORMR ») règlemente les maisons de retraite en Ontario. Nous estimons que nous devons adopter des normes rigoureuses en matière de conduite éthique pour assumer notre rôle d'organisme de réglementation. Notre intégrité et notre adhésion à ces normes sont essentielles si nous voulons établir et cultiver des liens solides avec les personnes âgées que nous protégeons et les personnes qui les soutiennent, avec le secteur des maisons de retraite, le gouvernement, les autres organes de réglementation et le public. Le présent code de déontologie (ci-après, le « code ») définit les principes et les valeurs qui orientent notre conduite, ainsi que les règles et pratiques que nous avons mises en place pour nous assurer de les respecter en permanence.

Conformité au code

À qui le code s'applique-t-il?

Le code s'applique aux personnes suivantes :
  1. tous les employés à temps plein ou partiel de l'ORMR, y compris les membres du personnel sous contrat, temporaires et détachés;
  2. les membres du conseil d'administration de l'ORMR;
  3. les administrateurs de l’ORMR titulaires d'une charge créée par la loi;
  4. les personnes que l'ORMR nomme ou dont il retient les services.

Toutes les personnes à qui le présent code s'applique sont tenues de s'y conformer et il leur incombe de connaître son contenu.

Conformité

Se conformer au code est une condition d'emploi, de nomination ou de contrat de services. Lorsqu'elle rejoint l'ORMR ou commence à travailler pour lui, toute personne doit affirmer solennellement qu'elle a lu le code et accepte de s'y conformer.

L'ORMR prend régulièrement des mesures visant à promouvoir et garantir la conformité avec le code. Il sensibilise son personnel, les membres de son conseil d'administration et ses autres collaborateurs au code, notamment en leur faisant suivre une initiation et une formation régulière. Il inclut en outre l'exigence de se conformer au code dans ses contrats d'emploi (et autres), le cas échéant.

Enfreindre le code constitue une faute grave susceptible d'entraîner des sanctions disciplinaires, notamment la suspension de l'emploi ou de la nomination, ou le licenciement. L'ORMR encourage les personnes qui enfreignent le code à le signaler en vue d'y remédier.

À qui s'adresser pour obtenir de l'aide

Il n'est pas toujours aisé de prendre la bonne décision dans un contexte éthique. Dans certains cas, cette décision aura de graves conséquences pour la personne qui la prend et pour l'ORMR. Il est recommandé aux employés et autres collaborateurs de l'ORMR qui se trouvent confrontés à une situation ou une décision difficile de poser des questions et de solliciter des conseils à propos du code.

Les employés de l'ORMR et les personnes dont il retient les services peuvent solliciter l'aide de leur superviseur ou d'un membre de la direction. Les administrateurs et les membres du conseil d'administration peuvent solliciter l'aide du président du conseil d'administration, du registrateur et directeur général ou de l'avocat général.

Conformité avec les dispositions législatives applicables et les règlements administratifs et politiques de l'ORMR

À l'ORMR, tout le monde est tenu d'exercer ses fonctions conformément aux dispositions législatives applicables et de se conformer aux règlements administratifs de l'ORMR. Chaque personne doit également se conformer à l'ensemble des politiques de l'ORMR qui s'appliquent à elle. Les politiques ou ensembles de politiques suivants sont particulièrement pertinents par rapport au code :
  1. le Code sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l'ORMR, et les politiques visant à protéger les renseignements confidentiels, à répondre aux atteintes à la vie privée, et à faire une utilisation acceptable d'Internet et du courrier électronique;
  2. la politique et les procédures visant à assurer l'accessibilité pour les personnes handicapées;
  3. la politique concernant les ressources humaines, y compris les politiques sur le respect en milieu de travail et relatives à la santé et la sécurité;
  4. les politiques de l'ORMR relatives aux dépenses, à l'approvisionnement et au pouvoir de signature;
  5. la politique concernant la gouvernance et le conseil d'administration, y compris les politiques relatives à la formation et aux rôles et responsabilités;
  6. les politiques de l'ORMR relatives à la gestion et à la conservation adéquates des dossiers.

Valeurs de l'ORMR

L'ORMR a une mission et un mandat, une vision et des valeurs. Les valeurs de l'ORMR orientent toutes ses actions. À L'ORMR, tout le monde est tenu de respecter la lettre et l'esprit de ces valeurs dans son travail quotidien. Pour les besoins du présent code, voici un sommaire des valeurs en question :
  1. Excellence : nous nous fixons des normes rigoureuses et nous nous y tenons, et nous agissons avec intégrité.
  2. Équité : nous tenons compte du point de vue des gens de façon juste et équitable, et privilégions la protection des consommateurs.
  3. Reddition de comptes : nous assumons la responsabilité de nos actes et assurons la transparence de nos activités.
  4. Collaboration : nous œuvrons de concert avec nos collègues et partenaires à la protection des résidents des maisons de retraite.
  5. Efficience et efficacité : nous faisons une utilisation optimale de nos ressources et recourons à une approche fondée sur le risque afin de prendre des décisions éclairées et d'atteindre nos objectifs.

Préserver la confidentialité

L'ORMR recueille, conserve et utilise des renseignements sensibles. Il peut s'agir de renseignements concernant les soins de santé d'une personne. Il peut également s'agir de renseignements exclusifs concernant un titulaire de permis. La divulgation de ces renseignements pourrait porter préjudice à l'ORMR, à un résident, à un titulaire de permis ou au gouvernement. Les consommateurs, les titulaires de permis et d'autres intervenants comptent sur nous pour protéger la confidentialité de certains renseignements.

Tout renseignement qui n'est pas dans le domaine public qu'une personne obtient en travaillant pour l'ORMR constitue un renseignement confidentiel. Les employés et autres collaborateurs de l'ORMR ne doivent en aucun cas divulguer des renseignements confidentiels en dehors de l'ORMR, à moins d'y être autorisés ou d'y être contraints par la loi. Personne à l'ORMR n'a le droit d'utiliser des renseignements confidentiels pour se conférer un avantage ou en conférer un à qui que ce soit d'autre, ni à des fins qui ne sont pas en rapport avec leur travail à l'ORMR.

L'ORMR dispose d'un Code sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et d'autres politiques qui protègent et réglementent l'utilisation des renseignements confidentiels. À l'ORMR, tout le monde est tenu de s'y conformer.

Communiquer en dehors de l'ORMR

Il incombe au conseil d'administration de l'ORMR de désigner les personnes autorisées à lui servir de porte-parole. Les employés de l'ORMR ne doivent en aucun cas s'adresser aux médias à moins d'avoir l'autorisation du conseil ou du registrateur et directeur général. Les employés qui reçoivent une demande de renseignements de la part des médias doivent la transmettre au directeur du personnel compétent, à son représentant ou directement au registrateur et directeur général.

Les employés de l'ORMR doivent avoir l'autorisation de leur superviseur ou du registrateur et directeur général pour enseigner, faire une présentation, s'exprimer à une tribune publique ou écrire au sujet de l'ORMR.

Les membres du conseil d'administration sont tenus de se conformer aux politiques et règles mises en place concernant les déclarations publiques ou aux médias à propos de l'ORMR.

Éviter les conflits d'intérêts

Définition et exemples

Il y a conflit d'intérêts lorsqu'une personne raisonnable parviendrait à la conclusion qu'un intérêt personnel ou financier pourrait affecter le jugement d'une personne ou l'exercice de ses fonctions. Le conflit d'intérêts peut être réel ou perçu, réel ou potentiel, direct ou indirect.

Voici quelques exemples de conflit :
  1. Un membre de la famille ou un ami d'un employé ou d'un membre du conseil d'administration peut tirer avantage d'une question sur laquelle l'employé ou le membre du conseil est susceptible d'influer dans le cadre de son emploi à l'ORMR.
  2. Les activités politiques d'un employé ou d'un membre du conseil d'administration entrent en conflit avec ses fonctions à l'ORMR.
  3. Un employé ou un membre du conseil d'administration dissimule des renseignements pertinents à l'égard d'un aspect essentiel des activités de l'ORMR.

Refuser les dons

L'ORMR accorde une grande importance à sa réputation d'organisme intègre et indépendant. Par ailleurs, il souhaite préserver ses solides relations de travail, en faisant notamment preuve de courtoisie et d'hospitalité. Ses employés, administrateurs et membres du conseil d'administration doivent faire preuve de prudence lorsqu’il s'agit d'accepter les dons d'une personne concernée par les activités de réglementation de l'ORMR ou avec qui il fait des affaires. En règle générale, un employé, un administrateur ou un membre du conseil d'administration de l'ORMR ne doit pas solliciter ou accepter de don ou d'avantage si une personne raisonnable parviendrait à la conclusion qu'il influe ou semble influer sur ses fonctions. Il ne faut jamais accepter de don qui mettrait l'ORMR dans l'embarras si les circonstances l'entourant venaient à être révélées publiquement.

Si un employé, un administrateur ou un membre du conseil d'administration est contraint d'accepter un don par courtoisie raisonnable dans l'exercice de ses fonctions, le don ne doit pas dépasser la valeur d'environ 30 $, ni créer de conflit d'intérêts ou d'obligation pour l'ORMR.

Les employés, administrateurs et membres du conseil d'administration de l'ORMR ne doivent en aucun cas accepter de dons en espèces de la part d'un membre du secteur des maisons de retraite ou d'une personne entretenant une relation d'affaires avec l'ORMR. Les dons en espèces comprennent les chèques-cadeaux et les cartes-cadeaux.

Résoudre les conflits d'intérêts

Les employés de l'ORMR doivent éviter les conflits d'intérêts. Il incombe à tous les employés de signaler les conflits potentiels à leur superviseur ou au directeur du personnel chargé des ressources humaines. L'ORMR déterminera s'il y a conflit d'intérêts. Le cas échéant, il incombe à l'employé de résoudre le conflit. L'ORMR peut l'aider à prendre les mesures adéquates pour y parvenir.

Les administrateurs et membres du conseil d'administration de l'ORMR sont tenus de divulguer les conflits conformément aux dispositions législatives applicables ainsi qu'aux politiques et règlements administratifs de l'ORMR en la matière. Ils peuvent solliciter l'aide du conseil d'administration pour déterminer s'il y a conflit. Les administrateurs de l'ORMR peuvent en outre être tenus de divulguer et de résoudre les conflits aux termes de leur accord de nomination.

L'ORMR considèrera la divulgation opportune et totale d'un conflit d'intérêts, notamment l'acceptation d'un don, comme une intention de se conformer en toute bonne foi au présent code.

Activités politiques

À l'ORMR, tout le monde a le droit de prendre part à des activités politiques sur son temps libre et à ses frais. Personne à l'ORMR n'a le droit faire ce qui suit :
  1. prendre part à des activités politiques sur le lieu de travail;
  2. utiliser les ressources de l'ORMR dans le cadre d'activités politiques;
  3. associer ses activités politiques à l'ORMR ou à son rôle ou poste au sein de l'ORMR.

L'ORMR peut exiger une autorisation d'absence si la personne souhaite présenter sa candidature à une charge élective. Il peut également exiger une autorisation si la personne souhaite entreprendre des activités politiques susceptibles d'affecter l'exercice de ses fonctions, les activités de l'ORMR, ou les rapports de l'ORMR avec le gouvernement ou l'Assemblée législative.

Biens et dossiers

À l'ORMR, tout le monde doit prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger l'actif et les biens de l'ORMR contre la perte, le vol, les dommages et le mauvais usage. Chacun est tenu de faire usage des ressources de l'ORMR exclusivement à des fins légitimes.

À l'ORMR, tout le monde doit tenir des dossiers exacts et fiables. Les employés responsables des documents ou dossiers publics ou du conseil d'administration doivent s'assurer qu'ils sont clairs, complets, exacts et opportuns.

Signaler un acte répréhensible ou une infraction au code

À l'ORMR, tout le monde est tenu de signaler un acte répréhensible commis à l'ORMR ou par lui. Acte répréhensible s'entend de ce qui suit :
  1. Infraction à une loi ou un règlement.
  2. Acte ou omission posant un grave danger pour la vie des gens ou pour l'environnement.
  3. Cas flagrant ou grave de mauvais usage de l'argent, de l'actif ou du pouvoir.
  4. Infraction au présent code.
  5. Fait d'ordonner à une personne de commettre un acte répréhensible ou tenter de l'influencer pour qu'elle le fasse.

Les employés de l'ORMR et les personnes dont il retient les services sont tenus de signaler ces actes et infractions à leur superviseur ou à un membre de la direction. Si vous ne savez pas avec certitude si vous devez les signaler, consultez votre superviseur ou une autre personne compétente. Les administrateurs et les membres du conseil d'administration doivent signaler ces actes au président du conseil d'administration, au registrateur et directeur général ou à l'avocat général.

L'ORMR encourage ses employés et autres collaborateurs à s'adresser directement au président du conseil d'administration ou à un membre de la haute direction s’ils estiment que l'ORMR ne gère pas les actes répréhensibles de manière opportune.

À l'ORMR, tout le monde est tenu de faire preuve de bonne foi en matière de signalement. Le fait de faire un faux rapport ou un rapport de mauvaise foi constitue une infraction au code. Personne ne doit mener sa propre enquête ou agir de son propre chef en réponse à un acte répréhensible.

L'ORMR n'usera ni de menace ni de rétorsion envers qui que ce soit pour avoir signalé un acte répréhensible ou une infraction, pour avoir sollicité de l'aide ou pour avoir fourni des renseignements au cours d'une enquête relative à un acte répréhensible. L'ORMR protégera ses employés de toutes représailles. Les menaces et représailles liées à un signalement constituent une infraction au présent code. L'ORMR fera tout son possible pour protéger la vie privée en cas de signalement. Toutefois, il pourrait se voir contraint de divulguer des renseignements au sujet du signalement pour pouvoir mener une enquête à son propos et prendre les mesures nécessaires pour résoudre le problème.



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Présidente



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Ministre



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Date



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